Chấm công bằng vân tay đã và đang trở thành một trong những hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay tại mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả của hình thức này, doanh nghiệp cần có những quy định chấm công bằng vân cụ thể. Hãy cùng với Kikai Solution khám phá xem những quy định này trong bài viết dưới đây nhé!
Chấm công tính lương dựa trên những yếu tố nào?
Mỗi doanh nghiệp thường sẽ dựa trên một số tiêu chí để dựa vào đó có thể đánh giá và đưa ra cách thức chấm công tính lương cho nhân viên hợp lý nhất. Dưới đây là một số những yếu tố thường có:
Thời gian làm việc
Thời gian làm việc được tính từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc trong một ngày làm việc. Các doanh nghiệp có thể áp dụng quy định thời gian làm việc khác nhau cho nhân viên của mình. Ví dụ, người lao động có thể được phân vào các ca làm việc có độ dài 2 hoặc 4 tiếng, hoặc làm toàn thời gian với ca làm việc kéo dài 8 tiếng. Công việc văn phòng thường bắt đầu từ 8 giờ sáng và kết thúc vào lúc 5 giờ chiều. Tuy nhiên, các công việc liên quan đến sản xuất có thể có thời gian làm việc bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn.
Việc ra vào công ty
Thời gian ra vào công ty khác với khoảng thời gian làm việc. Đây là khoảng thời gian tính từ khi nhân viên thực hiện việc check-in đến khi hoàn tất việc check-out. Thông thường, thời gian này được xác định bằng cách ghi nhận thời gian thực tế trên máy chấm công. Tại mỗi doanh nghiệp, quy định về việc ra vào công ty sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp với tính chất công việc của mỗi cá nhân.
Số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép
Theo quy định hiện hành của Bộ luật Lao động, người lao động trung bình sẽ có 12 ngày nghỉ phép/ năm (đối với những trường hợp lao động trong điều kiện bình thường) và từ 14 – 16 ngày nghỉ phép/ năm (đối với những người làm việc trong môi trường nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại). Bên cạnh đó theo điều 114 Bộ luật Lao động, cứ 5 năm làm việc thì người lao động sẽ được hưởng thêm 1 ngày nghỉ phép trong năm.
Tính chất công việc
Đăng ký làm việc ở nhà, tăng ca và làm thêm giờ là quyền lợi của người lao động, và cách tính lương trong những trường hợp này phụ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Để đảm bảo lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp, Bộ Lao động đã quy định các chính sách về chấm công và tính lương khi nhân viên thực hiện tăng ca và làm thêm giờ. Các doanh nghiệp có thể tham khảo những quy định này để điều chỉnh chính sách của mình sao cho phù hợp với quy mô và bản chất công việc của mình.
Những quy định chấm công bằng vân tay tại doanh nghiệp
Quy định về thời gian chấm công bằng vân tay
- Đầu giờ sáng: 7h00, 07h30 hoặc 8h00, tùy theo quy định của từng công ty.
- Cuối giờ sáng: Xung quanh 11h00 hoặc 12h00, tùy thuộc vào quy định của từng công ty về giờ vào làm sớm hoặc muộn.
- Đầu giờ chiều: Khoảng 13h30 hoặc 14h00, tuỳ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp.
- Thời gian giữa buổi chiều: Khoảng 15h30 hoặc 16h30 cho công nhân. Nhân viên có con nhỏ dưới 12 tháng tuổi được phép về sớm trước 30 phút.
- Cuối buổi chiều: Xung quanh 17h00 hoặc 17h30, phụ thuộc vào giờ bắt đầu làm việc của công ty.
- Theo ca tối: Khoảng 19h00 hoặc 20h00 đối với nhân viên làm tăng ca trong ca làm việc tối.
Ngoài việc sử dụng hệ thống chấm công vân tay cho nhân viên, một số doanh nghiệp vẫn áp dụng song song việc sử dụng sổ chấm công. Hình thức này thường được áp dụng cho nhân viên lái xe, công nhân, nhân viên bán hàng và các vị trí tương tự. Trước khi đi làm và sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên cần báo cáo với quản lý trực tiếp để đảm bảo theo dõi chính xác thời gian chấm công.
Quy định về hình thức thưởng, phạt theo số liệu máy chấm công vân tay
Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp, các quy định về chấm công bằng vân tay riêng sẽ được thiết lập. Tuy nhiên, tất cả các quy định này phải tuân theo khung tham chiếu của Bộ Luật Lao động. Điều này đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và doanh nghiệp. Khi thực hiện việc lập bảng lương, phòng kế toán sẽ dựa vào các quy định về bảng chấm công, ngày nghỉ, tăng ca, xử phạt đi muộn… để tổng hợp số ngày công và thực hiện kế toán một cách chính xác nhất.
Thời gian ra vào của nhân viên sẽ được ghi lại dựa trên thực tế chấm công. Điều này cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và điều chỉnh một cách phù hợp để tăng năng suất lao động. Việc sử dụng thời gian chấm công thực tế cũng giúp khắc phục hoàn toàn các tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót không đáng có có thể xảy ra trong quá trình chấm công.
Kikai HRM – phần mềm chấm công bằng vân tay hiệu quả nhất hiện nay
Được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu tại Kikai Solution, phần mềm chấm công bằng vân tay Kikai HRM được các doanh nghiệp trong và ngoài nước rất tin tưởng sử dụng. Phần mềm này sở hữu nhiều ưu điểm như dễ triển khai, dễ sử dụng, có thể phù hợp với hầu hết sử dụng nhiều phương án chấm công khác nhau, các phương thức chấm công hiện hành tại doanh nghiệp hiện nay.
Theo đó, khi các nhân viên bắt đầu thực hiện chấm công, họ có thể lựa chọn giữa chấm công bằng các thiết bị, cách thức khác tuỳ vào từng ý muốn của bộ phận HR mà vẫn đảm bảo được độ chính xác khi thực hiện. Với tính năng nhận diện vân tay, nhân viên có thể chấm công nhanh chóng bằng thiết bị nhận diện vân tay được kết nối với hệ thống. Tất cả dữ liệu chấm công bao gồm thời gian check in, check out sẽ được hệ thống lưu lại và tổng hợp thành báo cáo dưới dạng phù hợp để từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi.
Trên đây là những quy định chấm công bằng vân tay tại doanh nghiệp cũng như phần mềm chấm công ưu việt nhất hiện nay mà mỗi doanh nghiệp nên có. Hy vọng bài viết lần này của Kikai đã mang lại cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích trong việc triển khai phần mềm chấm công bằng vân tay hiện nay.
